Sales Automation
Checkliste: In 6 Schritten zum automatisierten Vertriebsprozess
Bild: Pixabay.de / geralt
09.05.2023 - Marketing- und Sales-Automation-Tools sind unverzichtbar für B2C- wie für B2B-Unternehmen, wollen diese den Anforderungen ihrer Kunden gerecht werden und ihre Prozesse ebenso effizient wie effektiv gestalten. Sales Automation bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die dazu beitragen können, Vertriebsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. Doch wie führt man ein solches Tool erfolgreich ein? Welche Schritte notwendig sind, um eine Sales-Automation-Lösung zu implementieren und richtig einzusetzen:
von Martin Philipp
Schritt 1: Das Team ins Boot holen
Woher auch immer im Unternehmen der Treiber für das Vorhaben "Sales Automation" kommt - ob aus Marketing, Vertrieb oder IT - er oder sie muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über die Phasen der Einführung des Tools informiert bleiben und dass die Geschäftsleitung das Vorhaben unterstützt. Da die Übergänge von Marketing- und Vertriebsprozessen zunehmend fließend sein müssen, um Kunden eine optimale Customer Experience zu bieten, sollten Marketing und Vertrieb von Beginn an zusammenarbeiten. Dafür ist es wichtig, ein gemeinsames Verständnis für Ziele und Prozesse zu schaffen.
- Wie gestaltet sich die Customer Experience der Kunden?
- Welche Touchpoints spielen eine Rolle?
- Was begeistert, was enttäuscht den (potenziellen) Kunden?
- Was ist unter einem Lead zu verstehen und wann gilt er als qualifiziert?
- Welche Aufgaben liegen im Marketing, welche im Vertrieb?
- Wo gibt es Schnittmengen oder Anknüpfungspunkte?
Eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, die später mit der Lösung arbeiten sollen, ist entscheidend für den Erfolg der Sales Automation. Hier gilt es, aufzuklären, Sorgen ernst zu nehmen und Widerstände abzubauen. Hilfreich ist es dabei, Vorteile aufzuzeigen, Schulungen anzubieten und Quick Wins zu generieren. Auch können mehrere Testnutzer in den Einführungsprozess involviert werden und später als Ansprechpartner für das restliche Team fungieren.
Schritt 2: Bestandsaufnahme durchführen
Bevor Unternehmen ein Tool für Sales Automation einführen, ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend. Hier gilt es, zunächst die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens zu identifizieren und die aktuellen Sales- und Marketing-Prozesse zu analysieren.
- Welche Prozesse bestehen bereits?
- Wer ist involviert (z. B. Marketing, Vertrieb, Kundenservice)?
- Was sind wiederkehrende Aufgaben (z. B. Wiedervorlagen, Update-Telefonate)?
- Wo gibt es Möglichkeiten, Zeit und Ressourcen zu sparen?
- Was konnte bisher nicht abgedeckt werden?
Es ist also eine Bestandsaufnahme erforderlich, die es dem Unternehmen ermöglicht, einen Überblick über die Automatisierungspotenziale zu erhalten. Relevant ist auch, die vorhandenen Tools zu überprüfen:
- Welche sind bereits erfolgreich im Einsatz (z. B. ein CRM-System, eine Marketing Automation)?
- Wo existieren Lücken? Wo gibt es Überschneidungen (z. B. mehrere Tools für den Versand von Mailings)?
- Wie ist die IT-Landschaft generell aufgebaut (z. B. Insellösungen, Software-Suite, Cloud oder On-Premises)?
Schritt 3: Softwarestrategie festlegen und Tool auswählen
Auf Basis der Bestandsanalyse lässt sich in der Regel auch eine passende Software-Strategie ableiten. Üblicherweise stehen Unternehmen hierbei vor der Entscheidung zwischen zwei bewährten Ansätzen:
- Der Software-Suite-Ansatz integriert verschiedene Tools und Teilkomponenten zu einem einheitlichen Produkt-Bundle mit umfassenden - manchmal auch überdimensionierten - Funktionalitäten für alle denkbaren Szenarien. Allerdings geht hier auch die Flexibilität verloren, und Unternehmen machen sich von einem Anbieter abhängig, was im Hinblick auf ihre Zukunftsfähigkeit in den meisten Fällen eher nachteilig ist.
- Der Best-of-Breed-Ansatz hingegen kombiniert je nach Bedarf unterschiedliche spezialisierte Software-Lösungen über bidirektionale Schnittstellen, auch jene von Drittanbietern. So entsteht ein stets flexibles, aber stimmiges Gesamtsystem, welches die besten Aussichten hat, sich veränderten Marktbedingungen anpassen zu können.
Schritt 4: Die passende Lösung auswählen
Ist die Software-Strategie gewählt, müssen Unternehmen die verschiedenen Tools für die Vertriebsautomation vergleichen. Hier gilt es, die in der Vorbereitungsphase geprüften Prozesse und definierten Anforderungen als Kriterienkatalog zu verwenden. Dabei ist es erforderlich, alle Anbieter und Lösungen im Hinblick auf die eigenen Bedürfnisse zu hinterfragen und Best Practices zu vergleichen. Hilfreich sind dabei Vergleichsportale wie die von OMR, Capterra oder OMT. Ein wesentlicher Aspekt für die Auswahl eines Marketing- und Sales-Automation-Tools ist die Datenschutzkonformität und ein zertifiziertes Hosting innerhalb der EU, sodass gewährleistet ist, dass die hiesigen Gesetze eingehalten werden und zudem den Ansprüchen an den Schutz und die Sicherheit der personenbezogenen Daten von Kunden und Interessenten Genüge getan ist.
Schritt 5: Software implementieren
Nach der Wahl des passenden Tools gilt es, dieses gemäß der Software-Strategie zu implementieren. Dazu benötigen Unternehmen
- einen Implementierungsplan, der alle Schritte und Meilensteine definiert sowie festlegt, wie die Software in den jeweiligen Abteilungen zu implementieren ist.
Technologie- und Prozesspfad bei der Einführung einer Sales-Automation-Lösung
Grafik: SC-Networks - einen Einführungspfad, der zum Unternehmen passt. Denn beim Technologiepfad der Software-Einführung besteht das Risiko, etwaige Fehler in den Daten oder Schwachstellen in den Prozessen mitzuautomatisieren. Sie zu beheben, ist dann meist gar nicht so einfach und oft langwieriger als beim sogenannten Prozesspfad. Hier analysieren und optimieren B2B-Unternehmen erst die bestehenden Prozesse und implementieren dann die Software, um diese Prozesse entsprechend zu automatisieren.
- einen Integrationsansatz, denn mit der Software-Einführung sind auch die Datenflüsse zwischen Marketing, Vertrieb, Kundenservice und womöglich weiteren Abteilungen anzupassen. Insbesondere gilt es, Verknüpfungen zwischen den jeweiligen Systemen herzustellen - vor allem dann, wenn bereits Lösungen im Einsatz sind. Verknüpfungen können Konnektoren, offene APIs oder Middleware-Lösungen sein.
- eine Datensynchronisation. Dazu gilt es, zunächst ein führendes System als "Single Source of Truth" festzulegen und eine bidirektionale Echtzeit-Synchronisation zwischen diesem und weiteren Tools wie ERP-, Shopsystem oder Marketing-Automation-Lösung einzurichten, damit alle betroffenen Abteilungen jederzeit und überall auf aktuelle und vollständige Informationen zugreifen können.
- ein Onboarding-Konzept. In der Regel sind für neue Software-Lösungen Schulungen erforderlich, damit alle Mitarbeitenden das Tool schnell und bestmöglich nutzen können.
Schritt 6: Prozesse prüfen und optimieren
Nach der Implementierung des Tools sollte ein Unternehmen die digitalisierten und automatisierten Vertriebsprozesse ausgiebig testen. Funktioniert alles wie gewünscht, können nach und nach weitere Prozesse oder Unternehmensbereiche folgen. Aber auch dann gilt es, immer ein Auge auf die Automation zu haben, damit sich keine Fehler einschleichen und replizieren - und vor allem, damit sich neue Entwicklungen und Features direkt ausprobieren und die Prozesse noch weiter verbessern lassen. Obendrein gilt es, stets zu monitoren, wie sich die Sales Automation auf den Verkaufsprozess und dessen Erfolge auswirkt.
Fazit: Planung ist die halbe Miete
Die Einführung einer Marketing- und Sales-Automation-Lösung kann kein Inselprojekt für eine Abteilung - und das mal so nebenbei - sein. Die Digitalisierung und Automatisierung von Vertriebsprozessen betrifft das gesamte Unternehmen und wirkt sich auch auf andere Teams aus. Schließlich profitieren ja auch alle von mehr Effizienz im Verkauf und steigenden Umsätzen. Dazu bedarf es allerdings einer planvollen Vorgehensweise, die dennoch die nötige Flexibilität bietet, die bestehenden Prozesse schrittweise zu überführen. Nur so wird Sales Automation langfristige Vorteile bieten. Mehr Tipps rund um Sales Automation gibt es im aktuellen E-Book zum Thema .
Martin Philipp
Bild: Frank Beer
ONEtoONE-Autor Martin Philipp hat über 20 Jahre Erfahrung im Online-Marketing und dem digitalen Vertrieb von erklärungsbedürftigen, anspruchsvollen Produkten und Lösungen. Er ist Mitgeschäftsführer der SC-Networks GmbH , Hersteller der "Made in Germany" Marketing-Automation-Plattform Evalanche und verantwortlich für die Neukundengewinnung und Kundenbegeisterung.
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