So gehen Sie datenschutzkonform mit Daten potenzieller Mitarbeiter um

Bild: TBIT/Pixabay

27.06.2019 - Unternehmen erhalten st�ndig Bewerbungen - sei es auf ausgeschriebene Stellen oder initiativ. Doch seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten im Umgang mit Lebensl�ufen, Anschreiben und Zeugnissen neue Regeln.

von Christina Rose

Um einen datenschutzkonformen Umgang mit diesen Informationen sicherzustellen, empfiehlt Datenschutzdienstleister Hubit , das Bewerberdatenmanagement detailliert zu �berpr�fen und die Mitarbeiter in den Personalabteilungen regelm��ig zu schulen. Artikel 13 der DSGVO schreibt eine Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten vor - sobald die Unterlagen eingehen, m�ssen die Bewerber Informationen �ber die Datenerhebung erhalten. Hierzu z�hlen unter anderem Details dar�ber, welche Daten die Personalverantwortlichen verarbeiten, den Verarbeitungszweck und die Dauer des Aufbewahrungszeitraums.

Bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter erfolgt meist die Verarbeitung von Daten, wie Namen, Kontaktdaten, Zeugnissen, Anschreiben sowie Lebensl�ufen. Unternehmen kommen dieser Pflicht nach, indem sie beispielsweise eine automatisch generierte Eingangsbest�tigung mit den entsprechenden Angaben versenden. Erfolgt die Bewerbung �ber ein Online-Portal, k�nnen potenzielle Arbeitgeber die Kandidaten unmittelbar �ber diese Plattform �ber die Datenerhebung informieren. Artikel 30 der DSGVO zufolge m�ssen Unternehmen zudem ein Verzeichnis von Verarbeitungst�tigkeiten f�hren.

L�schung ist Pflicht

Sobald ein passender Kandidat gefunden und die offene Stelle besetzt wurde, m�ssen Verantwortliche die personenbezogenen Daten der nicht Ausgew�hlten l�schen, wenn Einspruchsfristen abgelaufen sind, da dann keine Notwendigkeit mehr besteht, diese Daten zu speichern. Sollten Unternehmen Unterlagen per Post erhalten haben, m�ssen sie diese dem Bewerber wieder aush�ndigen - in der Regel innerhalb von zwei bis sp�testens sechs Monaten.

In manchen F�llen erhalten Unternehmen Unterlagen von vielversprechenden Kandidaten, f�r die sie nur augenblicklich keine offenen Stellen haben. Viele Firmen m�chten die Bewerbung dann f�r einen sp�teren Zeitraum in einem sogenannten Kandidatenpool speichern. Hierf�r ben�tigen sie jedoch eine ausdr�ckliche Einwilligung des Kandidaten.

Nicht jeder darf Bewerbungsunterlagen lesen

Geht eine Bewerbung ein, darf nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen diese lesen. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens darf nur derjenige Zugriff auf die Daten haben, der sich unmittelbar mit der Vergabe der Position besch�ftigt. In der Regel z�hlen die Verantwortlichen der Personalabteilung und gegebenenfalls noch der Vorgesetzte der entsprechenden Abteilung dazu.

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Bild: Christian Bennefeld

Christian Bennefeld (Initiative datenschutz-zwecklos.de)

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