Gastbeitrag

5 Tipps zur Verbesserung des Engagements in Mitarbeiternetzwerken

Neue Kommunikationsplattformen sollen Mitarbeiter austauschfreudiger machen, doch das benötigt Zeit

Hermann RodenMit der Einführung und Integration neuer Kommunikationsmöglichkeiten wie Social Intranets und Social Collaboration Plattformen ist viel Arbeit verbunden. So gilt es vorab die Ziele dieses Vorhabens festzulegen, die dazugehörige Umsetzungsstrategie zu entwickeln und die begleitende Kommunikation zu planen. Damit ist es jedoch lange nicht getan, denn der Auf- und Ausbau eines neuen Portals benötigt stetigen Input.

Die Bereitstellung einer neuen Kommunikationsplattform allein verwandelt Mitarbeiter eines Unternehmens nämlich weder automatisch in austauschfreudige Mitarbeiter, noch macht es über Nacht aus bislang unbekannten Kollegen plötzlich eng interagierende Team-Mitglieder. Diese Veränderung erfordert Zeit, Einsatz und Bereitschaft zum kulturellen Wandel.

1. Proaktive Interaktion mit Inhalten vorleben
Soziale Netzwerke bedienen sich im Grunde eines einfachen Mottos aus dem realen Leben: Sie übertragen das Prinzip der Anerkennung in die digitale Welt. Denn es ist einfach ein schönes Gefühl, wenn anderen gefällt, was man getan hat - online und offline. Um den aktiven Austausch in Communities zu fördern, sollte die proaktive Interaktion mit Inhalten vorgelebt werden. Das „Liken“ und „Sharen“ von Inhalten ist hier das zentrale Element. Kommunikationsverantwortliche sollten deshalb mit gutem Beispiel vorangehen und Verantwortung in der Community übernehmen. Es dauert keine Sekunde, einen Beitrag zu „liken“, aber es wäre ein zu langer Weg, eine Community aufzubauen ohne selbst ihre Prinzipien zu leben.

2. Feedback geben
Neben der proaktiven Interaktion mit Inhalten anderer Community-Mitglieder ist auch das Feedback auf Reaktionen von zentraler Bedeutung. Ganz klar: wenn andere mögen, was man gemacht hat, ist das ein gutes Gefühl. Aber es ist noch besser, wenn sie sich die Zeit nehmen, auch Feedback zu geben. Diese Rückmeldung kann auch schlicht eine Zustimmung sein oder sie eröffnet eine neue Perspektive, vielleicht gibt sie auch eine völlig andere Meinung wieder. Solange es respektvoll vorgetragen wird, ist es immer ein Gewinn, zu sehen, dass sich andere mit etwas beschäftigen, das man selbst angestoßen hat und für die Community als Ganzes sind solche Lebenszeichen sogar noch wichtiger. Kommunikationsverantwortliche sollten daher sicherstellen, dass Fragen der User beantwortet und kontinuierlich respektvolle Diskussionen angestoßen werden.

3. Email-Kommunikation vermeiden - Austausch mit Mehrwert bieten
User haben zwar meist die Absicht eine neue Kooperationsplattform zu nutzen, fallen dann aber schnell wieder in ihre gewohnten Arbeitsweisen zurück - in der Regel in Form von E-Mailverkehr. Hier gilt es die Mitarbeiter zurück in die Community zu holen. Generell sollte klar und deutlich kommuniziert werden, dass die neue Kommunikationsplattform auch die zentrale Austauschplattform ist. Dafür sollte sichergestellt werden, dass die User nach wie vor Zugriff zu all jenen Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Noch besser: Die Community bietet noch mehr Informationen und ermöglicht es auch einfacher an diese heranzukommen.

4. Workflows der Mitarbeiter analysieren
Der Nutzen eines Intranets oder einer Social Collaboration Plattform für die Mitarbeiter entsteht vor allem aus dem Mehrwert für die alltägliche Arbeit. Um den Mitarbeitern diesen Mehrwert aufzuzeigen und ihnen Lösungen der neuen Kommunikationsplattform für ihre Arbeit zu präsentieren, sollte man die Workflows der eigenen Mitarbeiter kennen. Wo gibt es Kommunikationsschwierigkeiten? An welchen Stellen wird das neue Angebot bereits genutzt, wo gibt es Verbesserungsbedarf? Welche Programme werden in welchem Kontext vermehrt genutzt? Wo gibt es noch nicht ausgeschöpfte Potenziale für einen besseren Austausch? Die Identifikation von Problemen und Gewohnheiten hilft, Prozesse neu zu bewerten und sie ansprechender, leistungsfähiger oder zeiteffizienter zu machen. Dies wird dazu beitragen, dass die Community als eine sinnvolle Alternative wahrgenommen wird, um die alltägliche Arbeit effizienter zu erledigen.

5. Vorteil und Nutzen der Community bewerben (lassen)
Das Senior Management sollte bereits die Entscheidung für eine Social Collaboration Plattform als strategische Initiative vorantreiben und entsprechend intern kommunizieren. Neben der Auswahl und Integration einer geeigneten Software geht es vor allem um einen umfassenden Wandel der Zusammenarbeitskultur im gesamten Unternehmen. Dieser Wandel wird sowohl vom Community Manager als auch von benannten Unterstützern aus allen Unternehmensebenen weitergetrieben, indem diese die Vorteile und den Nutzen der Community aktiv bewerben.

Fazit
Investitionen in die Einführung und Nutzung von sozialen Mitarbeiternetzwerken zahlen sich auf vielfache Weise für das Unternehmen aus. Mit den Effizienzverbesserungen einher geht eine nachhaltige Steigerung der Zufriedenheit, Motivation und Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber. In der Folge reagieren dann auch Kunden und Partner mit deutlich steigender Zufriedenheit und Loyalität.