Zehn Stolpersteine bei der E-Mail-Automation

Mit der Automatisierung von E-Mails können Sie Ihre Kampagnen und Mailings ganz einfach per Knopfdruck an Ihre Kunden verschicken, ohne, dass jede einzelne E-Mail manuell versendet werden muss. So können anlassbezogene und personalisierte E-Mails Ihre Zielgruppe in Sekundenschnelle erreichen und Sie sparen dabei noch wertvolle Zeit. Beispielhaft hierfür sind die bekannten Willkommens-Mailings, die neue Newsletter-Abonnenten nach Registrierung erhalten. Ein weiterer Vorteil der Automationen ist, dass Sie ihre Kampagnen noch viel einfacher segmentieren können gegenüber normalen E-Mails, wodurch Sie Ihre Kunden anhand des Kaufverhaltens, der Interessen oder demographischen Informationen noch gezielter und personalisierter ansprechen können.

Doch es gibt eine Reihe von Stolpersteinen, auf die Sie unbedingt achten sollten, wenn Sie Ihre Kampagnen erfolgreich automatisieren wollen.

Mangelnde DSGVO-Konformität

Ein großer Stolperstein ist die Nichteinhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Adressgewinnung und -verwendung müssen DSGVO-konform erfolgen, insbesondere bei der Sammlung und Nutzung von Kundendaten. Die mangelnde DSGVO-Konformität bei E-Mail-Automation kann ernste Folgen haben. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern. Verstöße können zu hohen Bußgeldern führen, bis zu 20 Mio. Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes. Auch der Ruf leidet, da Datenschutzverletzungen das Kundenvertrauen erschüttern. Kunden könnten abwandern, und Rechtsstreitigkeiten drohen. Unternehmen könnten zudem Geschäftschancen in strengeren Datenschutzländern verpassen. Achten Sie auf klare Einwilligungen, sichere Datenaufbewahrung und Zweckbindung. DSGVO-Konformität ist unerlässlich, um Rechtsprobleme, finanzielle Verluste und Rufschäden zu vermeiden. Dieser Stolperstein ist in der Regel leicht zu vermeiden, wenn professionelle Newsletter-Versandtools genutzt werden. Die meisten Anbieter haben bereits entsprechende Formulare und Möglichkeiten, Adressen leicht und DSGVO-konform zu sammeln.



Unklare Ziele

Ohne klare Ziele für Ihre E-Mail-Kampagnen kann die Automation ins Leere laufen. Definieren Sie daher im Voraus klare und spezifische Ziele für Ihre Kampagnen, sei es Umsatzsteigerung, Kundenbindung oder Informationsverbreitung. Teilen Sie diese Ziele in verschiedene Kundengruppen auf und passen Sie die Inhalte Ihrer E-Mail-Automation entsprechend an. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mails klare Handlungsaufforderungen (CTAs) enthalten, die auf Ihre Ziele abgestimmt sind. Um den Erfolg zu messen, sollten Sie messbare KPIs, wie Öffnungs- und Klickraten, Conversions und Umsatzsteigerungen definieren. Behalten Sie die Performance Ihrer Automationen im Auge und passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an. Sammeln Sie direktes Feedback von Kunden durch Umfragen oder Feedback-Schleifen, um Ihre Ziele besser auf deren Bedürfnisse abzustimmen. Variieren Sie die Inhalte und beobachten, wie sich Kennzahlen verändern. Haben Sie keine Sorge, dass Sie mit Ihren Versuchen etwas falsch machen. Probieren Sie sich aus und lernen Sie von den Ergebnissen. Nur wer sich ausprobiert und etwas wagt kann auch gewinnen.



Unzureichende Segmentierung

Die fehlende oder ungenaue Zielgruppensegmentierung kann dazu führen, dass Ihre Botschaften ins Leere gehen und das Interesse Ihrer Empfänger verlieren. Nehmen Sie Ihre Empfänger also genauer unter die Lupe und versuchen Sie, ihre Bedürfnisse, Vorlieben und Verhaltensmuster zu verstehen. Analysieren Sie Daten wie Kaufverhalten, Interessen, demografische Informationen und vergangene Interaktionen, um klare Einblicke in Ihre Zielgruppen zu gewinnen. Durch diese Analyse können Sie verschiedene Segmente identifizieren, die unterschiedliche Ansprüche haben. Passen Sie Ihre Inhalte an die spezifischen Bedürfnisse und Interessen dieser Segmente an, indem Sie in der Automation nach diesen Interessen gezielt filtern und darauf aufbauend Ihre Inhalte erstellen. Nutzen Sie dynamische Inhalte und personalisierte Botschaften, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails relevant und ansprechend sind. Denken Sie auch darüber nach, automatisierte E-Mails basierend auf dem Nutzerverhalten zu versenden, beispielsweise nach Klicks auf bestimmte Links oder dem Kauf bestimmter Produkte. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Zielgruppensegmentierung regelmäßig überprüfen und aktualisieren. Kundenvorlieben und -verhalten ändern sich im Laufe der Zeit, und es ist wichtig, dass Ihre Automationen stets aktuell sind. Indem Sie gezielt auf die Bedürfnisse und Interessen Ihrer unterschiedlichen Zielgruppensegmente eingehen, können Sie die Relevanz Ihrer Botschaften steigern und Ihre E-Mail-Marketing Automation optimieren.



Unpersönliche Inhalte

Automatisierte E-Mails sollten trotz ihrer Automatisierung eine persönliche Note tragen. Inhalte, die nicht ausreichend personalisiert sind, laufen Gefahr, das Interesse der Empfänger zu verlieren und in den Untiefen des E-Mail-Postfachs unbeachtet zu bleiben. Doch wie gelingt es, trotz Automatisierung eine individuelle Ansprache zu gewährleisten? Die Lösung liegt auch hier in der Nutzung der verfügbaren Daten. Nutzen Sie diese Daten, um Inhalte zu erstellen, die auf die individuellen Bedürfnisse und Interessen zugeschnitten sind. Der einfachste Start liegt in der persönlichen Ansprache. Beginnen Sie also mit der Begrüßung des Empfängers beim Namen, das allein kann eine persönliche Note vermitteln, und sammeln Sie im weiteren Verlauf mehr und mehr Informationen über Ihre Leserschaft. Liegt Ihnen mehr als der Name vor, können Sie noch weiter gehen: Passen Sie den Inhalt Ihrer E-Mails an vergangene Käufe oder Interaktionen an. Empfehlen Sie ähnliche Produkte oder bieten Sie spezielle Angebote an, die für den jeweiligen Empfänger relevant sind. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Geburtstagswünsche auszusprechen oder an besondere Ereignisse im Leben Ihrer Kunden zu erinnern. Zusätzlich zu den bereits erwähnten Methoden bietet das Newsletter-Tool CleverReach eine weitere leistungsstarke Möglichkeit, die Personalisierung und Automatisierung Ihrer E-Mails zu optimieren: die Verwendung von sogenannten TAGs. Diese Tags ermöglichen es, den Empfängern bestimmte Interessen und Verhaltensweisen zuzuweisen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass ein Abonnent regelmäßig Artikel zu einem bestimmten Thema liest oder an bestimmten Produkten interessiert ist, können Sie ihm entsprechende Tags zuordnen. Dadurch wird es wesentlich einfacher, gezielte Automationen einzurichten, die auf diese Interessen abgestimmt sind. Sie können automatisch relevante Inhalte versenden, wenn bestimmte TAGs aktiviert sind, was die Individualisierung und die persönliche Ansprache in Ihren E-Mails weiter verstärkt. So können Sie sicherstellen, dass Ihre automatisierten Nachrichten nicht nur zeitnah, sondern auch höchst relevant für die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Empfänger sind. Neben den dynamischen Inhalten und personalisierten Empfehlungen können Sie auch den Ton und die Ansprache an die individuelle Beziehung anpassen, die Sie zu jedem Empfänger haben. Zeigen Sie, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden verstehen und schätzen. Denken Sie daran, dass die Pflege der persönlichen Note nicht auf einmal erledigt ist. Setzen Sie sich das Ziel, kontinuierlich zu lernen und Ihre Datenbank mit wertvollen Informationen anzureichern. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre E-Mail-Inhalte stetig zu verfeinern und eine dauerhafte, persönliche Bindung zu Ihren Empfängern aufzubauen. So verhindern Sie, dass Ihre E-Mails im Strom der Nachrichten untergehen und gewährleisten, dass sie eine echte Verbindung zu Ihren Kunden herstellen.



Falscher Versandzeitpunkt

Der Zeitpunkt des E-Mail-Versands ist von großer Bedeutung ? auch für mögliche Automationskampagnen. E-Mails zu unpassenden Zeiten zu versenden, die den Empfänger möglicherweise stören könnten, kann kontraproduktiv sein. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaften zum richtigen Zeitpunkt ankommen und Beachtung finden? Zunächst einmal ist es entscheidend, die Zeitzonen Ihrer Empfänger zu berücksichtigen. Nutzen Sie Tools und Analysen, um den optimalen Zeitpunkt für den Versand in den verschiedenen Regionen zu ermitteln. Dies kann dazu beitragen, dass Ihre E-Mails zu einer Zeit ankommen, die für den Empfänger günstig ist. Darüber hinaus sollten Sie das Verhalten Ihrer Zielgruppe analysieren. Welche Tage und Uhrzeiten sind für Ihre Empfänger am aktivsten? Wann sind sie eher geneigt, E-Mails zu öffnen und auf Links zu klicken? Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, den richtigen Zeitpunkt für den Versand Ihrer E-Mails zu bestimmen.



Zu viele E-Mails

Zu häufige E-Mail-Kontakte können Empfänger frustrieren und sogar zu Abmeldungen führen. Es ist wichtig, die richtige Balance zwischen Engagement und Überlastung zu finden. Zunächst ist es entscheidend, die Frequenz Ihrer E-Mail-Automationen zu planen. Legen Sie fest, in welchen zeitlichen Abständen die E-Mails versendet werden, um sicherzustellen, dass Ihre Empfänger nicht mit zu vielen Nachrichten überflutet werden. Eine weitere Strategie ist die Vermeidung von Überlappungen. Achten Sie darauf, dass Empfänger nicht gleichzeitig in mehreren Automationsstrecken sind, was zu einer Flut von E-Mails an einem Tag führen könnte. Dies könnte als Spam wahrgenommen werden und das Engagement negativ beeinflussen. Segmentieren Sie Ihre Empfängergruppen sorgfältig und passen Sie die Frequenz und den Inhalt der E-Mails an die jeweiligen Segmente an. Wenn beispielsweise eine Gruppe von Kunden bereits eine Kaufentscheidung getroffen hat, können Sie die Frequenz von Verkaufsnachrichten reduzieren und stattdessen informative Inhalte oder Upgrades anbieten. Letztendlich geht es darum, Empathie zu zeigen und die Bedürfnisse Ihrer Empfänger zu respektieren. Indem Sie die Frequenz und den Inhalt Ihrer E-Mail-Automationen sorgfältig abwägen und auf die Signale Ihrer Empfänger achten, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails geschätzt werden und Ihre Empfänger nicht durch Überlastung verprellt werden.



Fehlende Qualitätstests

Das Auslassen von Tests kann dazu führen, dass Ihre E-Mails auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten nicht optimal angezeigt werden. Besonders wenn Ihre Mails ein Teil einer Automationskette sind und möglicherweise nicht unmittelbar vor Versand einer manuellen Kontrolle unterzogen werden, sollten Sie in der Planung umso umsichtiger sein. Um sicherzustellen, dass Ihre Botschaften in jeder Umgebung gut zur Geltung kommen, ist es somit essenziell, umfassende Tests im Voraus durchzuführen. Beginnen Sie mit responsivem Design: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auf verschiedenen Bildschirmgrößen und -ausrichtungen korrekt angezeigt werden, sei es auf Desktops, Tablets oder Smartphones. Testen Sie Ihre E-Mails und Newsletter überall, wo es Ihnen möglich ist: in verschiedenen E-Mail-Clients, Geräten und Betriebssystemen! Verschiedene E-Mail-Plattformen interpretieren HTML und CSS möglicherweise unterschiedlich. Schauen Sie sich Ihre E-Mails in gängigen E-Mail-Clients wie Gmail, Outlook, Apple Mail und anderen an, um sicherzustellen, dass Ihre Formatierung und Inhalte konsistent bleiben. E-Mails können darüber hinaus auf iOS, Android und anderen Betriebssystemen unterschiedlich angezeigt werden. Ein Blick auf die gleiche E-Mail über verschiedene Geräte hilft sicherzustellen, dass Ihre E-Mails überall gut aussehen. Design- und Spamtest können zeitsparende Helfer sein, um schnell einen Überblick über die Darstellungen zu bekommen.
Berücksichtigen Sie auch die Ladezeiten ? denn wenn Inhalte zu langsam erscheinen, frustriert das Ihre Empfänger und führt langfristig zu schlechteren Ergebnissen. Durch gründliche Tests können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails professionell und ansprechend aussehen, unabhängig davon, wie sie vom Empfänger betrachtet werden. Dies trägt dazu bei, die Qualität Ihrer E-Mail-Marketing Automation zu erhöhen und das Vertrauen Ihrer Empfänger zu stärken.



Fehlende, regelmäßige Optimierung

Das Versäumnis, regelmäßig Optimierungen durchzuführen, kann sich negativ auf Ihre Automationen auswirken. Vernachlässigen Sie also Ihre eigenen Key Performance Indicators (KPIs) und das Kundenfeedback nicht sondern arbeiten Sie kontinuierlich an der Verbesserung Ihrer Kampagnen. Setzen Sie sich feste Intervalle für die Überprüfung Ihrer Automationen, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind. Analysieren Sie die gesammelten Daten, um zu verstehen, welche Aspekte gut funktionieren und welche verbessert werden können. Berücksichtigen Sie die KPIs wie Öffnungs- und Klickraten, Conversions und Umsatzsteigerungen. Vergleichen Sie diese Zahlen mit den Zielen Ihrer Kampagnen, um herauszufinden, ob Sie Ihre Erwartungen erfüllen. Kundenfeedback ist ebenfalls von unschätzbarem Wert. Ermutigen Sie Ihre Empfänger, Rückmeldungen zu geben, und nutzen Sie diese Informationen zur Anpassung Ihrer Inhalte, Zeitpläne und Ansprachen. Bleiben Sie dabei auch offen und bereit, Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Marktbedingungen ändern oder Sie neue Erkenntnisse über Ihre Empfänger gewinnen. Die Flexibilität, Ihre Strategie anzupassen, kann Ihre Automationen effizienter machen und sicherstellen, dass sie den aktuellen Bedürfnissen und Erwartungen Ihrer Zielgruppe entsprechen.



Keine Abmeldemöglichkeit

Es sollte eine Grundlage im E-Mail-Marketing sein, doch wird Sie weiterhin nicht überall eingesetzt: Die Abmeldemöglichkeit. Vergessen Sie auf keinen Fall auch in Ihrer E-Mail-Automation, eine unkomplizierte Abmeldemöglichkeit anzubieten. Andernfalls könnten Empfänger Frustration empfinden und Ihre E-Mails als lästig wahrnehmen. Die Option zur Abmeldung erfüllt nicht nur rechtliche Anforderungen, sondern zeigt auch Respekt gegenüber den individuellen Kommunikationspräferenzen Ihrer Empfänger. Integrieren Sie eine gut sichtbare und leicht verständliche Abmeldemöglichkeit in jede Ihrer E-Mails. Dies kann beispielsweise durch einen klaren Abmeldelink oder einen Button realisiert werden. Stellen Sie sicher, dass der Abmeldeprozess einfach und reibungslos ist, ohne versteckte Hürden oder zusätzliche Schritte. Zusätzlich dazu sollten Sie die Abmeldung aktiv respektieren. Sobald ein Empfänger sich abmeldet, entfernen Sie ihn umgehend aus der entsprechenden Liste oder Automationskampagne. Dies sendet das Signal, dass Sie die Entscheidung des Empfängers respektieren und seine Präferenzen ernst nehmen. Die Bereitstellung einer klaren Abmeldemöglichkeit schafft Vertrauen und zeigt, dass Sie die Interessen Ihrer Empfänger in den Vordergrund stellen. Durch die Einhaltung dieses Prinzips können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Marketing Automation auf eine respektvolle und kundenorientierte Weise durchgeführt wird.



Die Möglichkeiten der Automationen nicht ausschöpfen

Die vielfältigen Arten von E-Mail-Automation eröffnen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Marketingstrategien zu diversifizieren und zu optimieren, indem sie unterschiedliche Automationsarten je nach Zielsetzung und Zielgruppe einsetzen. Willkommens-E-Mails eignen sich ideal, um neue Abonnenten einzuführen und Beziehungen aufzubauen, während Geburtstags- und Jubiläums-E-Mails eine persönliche Note hinzufügen können. Verlassene Warenkorb-E-Mails sind effektiv, um potenzielle Käufer zurückzugewinnen, während Nach-Kauf Follow-Ups weitere Chancen für Cross-Selling bieten. Reaktivierungs-E-Mails sind ideal, um inaktive Kunden zurückzugewinnen, während segmentierte Kampagnen die Relevanz der Kommunikation erhöhen. Drip-Kampagnen schaffen eine fortlaufende Bindung, Event-Triggered E-Mails sorgen für gezielte Ansprachen, und Cross-Selling sowie Upselling E-Mails maximieren den Umsatz. Feedback- und Umfrage-E-Mails ermöglichen wertvolles Kundenfeedback zur kontinuierlichen Verbesserung. Außerdem kann man besonders bei den Automationen ganz einfach den ?Nicht-Öffnern? noch mal einen Follow-up schicken um so relativ schnell und einfach ohne viel Aufwand zu höheren Öffnungsraten zu kommen. Die Nutzung mehrerer Automationsarten in einer E-Mail-Marketing-Strategie bietet vielfältige Vorteile. Sie ermöglicht eine gezielte Ansprache verschiedener Aspekte Ihrer Zielgruppe, fördert die Personalisierung der Inhalte, deckt verschiedene Phasen im Kundenlebenszyklus ab und maximiert das Umsatzpotenzial durch Verkaufs- und Upselling-Chancen. Zudem steigert sie das Engagement der Empfänger, ermöglicht kontinuierliche Kampagnenoptimierung und erreicht eine breite Abdeckung von Zielgruppen. Die geschickte Kombination und Anpassung verschiedener Automationsarten führt zu einer durchdachten und effektiven E-Mail-Marketing-Strategie, die sowohl die Kundenbindung als auch die gewünschten Ergebnisse stärkt.

Fazit

Wie Sie sehen, bietet die Automation Ihres E-Mail-Marketings eine Vielzahl attraktiver Vorteile. Sie beschleunigt nicht nur den Kommunikationsprozess erheblich, sondern verbessert auch die Effizienz und Effektivität Ihrer Kampagnen, indem beispielsweise Öffnungs- und Klickraten gesteigert und Conversions generiert werden können. Zudem wird die Kundenbindung durch gezielte Follow-Up-E-Mails gestärkt. Der wohl größte Wert der Automation liegt in ihrer Fähigkeit, die Customer Journey zu orchestrieren. Sie schafft nahtlose Erlebnisse, indem sie automatisch E-Mails sendet, wenn der Kunde sie am dringendsten benötigt. Vom ersten Kontakt über den Kauf bis zur Nachbetreuung kann die Automation die richtige Botschaft zur richtigen Zeit übermitteln, was die Beziehung zwischen Ihrer Marke und Ihren Kunde stärkt.

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Lara-Katharina Amann ist E-Mail Marketing Managerin bei dem niedersächsischen Unternehmen CleverReach   . Ihr Fokus richtet sich speziell auf Marketing Automationen, dazu hat sie bereits für ihre Masterarbeit geforscht.