Kosten senken in der Administration: HLP mit neuer Formularmanagement-Lösung

Eschborn, den 04. September 2003. (press1: iBOT) - Die unternehmensinternen administrativen Vorgänge mittels aktueller Technologien deutlich effizienter und transparenter zu gestalten - das ist die Anforderung vieler Unternehmen der freien Wirtschaft und öffentlichen Verwaltung. Der IT-Dienstleister und Lösungsanbieter HLP hat zu diesem Zweck nun eine web-basierte Anwendung entwickelt, die ursprünglich papierbasierte Prozesse einer beliebigen Organisation inhaltlich und administrativ elektronisch abbilden kann. Ob Neuinvestition, Materialanforderungen oder Prüfung von Eingangsrechnungen - das "HLP Formularmanagement" erleichtert die administrativen Wege durch automatisierte Vorgänge via Intranet. Bereits das Ausfüllen der Formulare erfolgt elektronisch am Arbeitsplatz - der Web-Browser genügt dafür. Mit dem Weiterleiten des Formulars stößt der Mitarbeiter automatisch die vordefinierte Workflowkette an - ohne Kenntnis darüber haben zu müssen, welche Stellen für seinen angestoßenen Prozess zuständig sind. Die nächsten Bearbeiter im Workflow (bzw. deren Vertretungen) erhalten per E-Mail Kenntnis darüber, dass ein Formular auf Weiterbearbeitung wartet. Bei Zeitverzug greift das Bearbeitungscontrolling mit Erinnerungs- und Eskalationsfunktion - auf diesem Wege sind zügige Durchlaufzeiten stets gewährleistet. "Der Antragsteller selbst kann zu jedem Zeitpunkt im System nachverfolgen, wo und in welchem Bearbeitungsstadium sich sein Prozess befindet", erläutert der HLP-Geschäftsführer Thorsten Heid. Zielsetzung des Herstellers: Bis zu 30 Prozent sollen die Durchlaufzeiten von Anträgen in Unternehmen reduziert werden können - auf diesem Wege sind signifikante Einsparpotentiale realisierbar.

Software
Technisch gesehen wurde das Formularmanagement mit Hilfe der aktuellen Java-Technologien entwickelt. Die J2EE-konforme Java-Applikation integriert sich unproblematisch in vorhandene Systemarchitekturen und ermöglicht durch eine XML-Schnittstelle den Zugriff auf die relevanten Backendsystemen des Unternehmens (z.B. SAP R/3 HR, MM, FI etc.).
Darüber hinaus beinhaltet die Lösung eine Organisationsverwaltung mit unbeschränkten Hierarchieleveln und Mitarbeiterstammdaten - somit bildet ein Workflow zu jeder Zeit die aktuellen und relevanten Organisationseinheiten mit Personen ab. Die Berechtigungsverwaltung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter und Workflow-Bearbeiter immer nur die Anträge und Formulare sehen können, die in ihrem Aufgabenbereich bzw. Aktionsradius liegen. Jeder Bearbeiter kann dabei einen Stellvertreter im System benennen - eine durchgängige Workflow-Bearbeitung ist somit garantiert.

"Das HLP Formularmanagement lässt sich schnell und unkompliziert einführen - je nach Art und Umfang der Unternehmenswünsche kann ein Projekt schon nach wenigen Wochen abgeschlossen sein", so Thorsten Heid. Weitere Informationen unter www.hlp.de.

Beispiele für intranetbasierte Formulare mit hinterlegtem Workflow:

Personalwesen: Personalstammdatenpflege, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Weiterbildungsanträge, (Zwischen-)Zeugnisse, Azubi-Verwaltung, Überstundengenehmigungen, Dienstreiseantrag, Reisekostenabrechnung, Antrag neuer Mitarbeiter, Mitarbeiteraustritt, Geschäftswagenbestellung/-erneuerung, Zeugniserstellung

Organisation: Materialbestellung, Raum- und Ressourcenbuchung, Besucherempfang

Interne IT-Abteilung: IT-Erstausstattung neuer Mitarbeiter, Neue Software (diverse), Neue Hardware (Bsp. Antrag für ein Laptop), Antrag Zugriffs-Berechtigungen (diverse), IT-Budgetgenehmigung, EDV-Helpdesk

Abteilungen/Bereiche: Protokoll mit automatischen To-Do-Listen

Finanz- und Rechnungswesen: Rechnungsprüfung, Investitionsantrag