Workflow für Eingangsrechnungen optimieren mit easyJOB

von Because Software AG

Digitalisieren Sie Ihren Eingangsrechnungs-Workflow mit easyJOB: Rechnungen einscannen, automatisierte Datenerfassung, digitale Freigabeprozesse, Überleitung in die FIBU, SEPA-Schnittstelle... So können Sie Ihre Rechnungen in Zukunft schneller und zuverlässiger verarbeiten.

Bild: Because Software AG

Kennen Sie das Problem? Eine Eingangsrechnung durchläuft in der Agentur oft verschiedene Abteilungen und Zuständigkeiten. Da dauert es schon mal länger, bis alles geprüft, zugeordnet und bezahlt ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen Prozess clever digitalisieren und Ihre Rechnungen in Zukunft schneller und zuverlässiger verarbeiten können. easyJOB bietet Ihnen die passenden Strategien für die Reise einer Rechnung durch die Agentur.

Erfassen Sie Belege als erstes in der Agentursoftware

Gehören die Belege nicht in die Buchhaltung? Grundsätzlich ja. Kontakter, Kundenberater und andere Mitarbeiter mit Projektverantwortung brauchen Controlling     jedoch auch auf Job-Ebene. Sie wollen beim Vergleich von Plan zu Ist, von Einkaufs- zu Verkaufsseite, sofort wissen, ob der Job insgesamt so profitabel bleibt wie veranschlagt, oder noch eine Leistung weiterberechnet werden muss. So erkennen sie rechtzeitig etwaige Eskalationen durch eine ungeplante Ausgabe. Daher gehören Belege unbedingt zuerst nach easyJOB.

So sieht der Workflow im Einzelnen aus:

1. Die Eingangsrechnung (kurz ER) kommt entweder per Post, wird eingescannt, oder sie steht als E-Mail-Anhang zur Verfügung. Ein Import der Rechnungsdaten mit zugehörigem PDF-Dokument ist ebenfalls möglich.

2. Der zuständige Mitarbeiter prüft den Beleg auf formale Fehler: Sind alle Pflichtangaben vorhanden und die Daten korrekt?

Eine Prüfung der Rechnung auf formale Richtigkeit ist wichtig. Denn Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigen.

3. Anschließend erfolgt die Vorerfassung, also die Eingabe der Belegdaten. Dies kann manuell geschehen, dann werden alle Daten händisch in den ER-Kopfdaten erfasst. Sofern der Auftrag über easyJOB erteilt wurde, werden über die Eingabe der Auftragsnummer viele Kopfdaten automatisch befüllt. Ein Import von ERs legt automatisch die Kopfdaten an.

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4. Übernahme der Werte in das Eingangsrechnungsbuch. Was früher in Papierform erledigt werden musste, übernimmt nun easyJOB: Sie bekommen alle erfassten ERs in einer Übersicht angezeigt und können hier, bei Bedarf, nach verschiedenen Kriterien wie Datum oder Lieferant filtern.

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5. Im nächsten Schritt werden die Rechnungspositionen den Jobleistungen zugeordnet und mit den Bestell-/(Auftrags-)Werten verglichen. Differenzen müssen geklärt und bereinigt werden. Die ER-Zeilen sind jetzt mit der Leistungszeile im Job verknüpft, und der entsprechende Betrag wird angezeigt. Somit ist der ER-Beleg vollständig erfasst. Wenn in den Kopfdaten die Auftragsnummer eingegeben wurde, erfolgt dieser Schritt automatisch.

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Die Rechnung kann nun direkt abgeschlossen werden. Ist ein Prüfer hinterlegt oder ein Freigabeprozess definiert, müssen zuvor noch die Freigaben erfolgen.

6. Bei Nutzung einer FIBU-Schnittstelle werden die Buchungsdatensätze in die Buchhaltung übergeleitet.

7. Nun steht die Rechnung für die Zahlung bereit. Hier haben Sie verschiedene Optionen:

• Manuelle Erfassung der gewünschten Zahlungen im Online-Banking-Tool
• Auswahl der gewünschten Rechnungen in easyJOB (Zahlungsvorschlag), Übergabe via SEPA-Schnittstelle an das Online-Banking-Tool
• Zahlung erfolgt über die FIBU (z.B. DATEV)

Von analog zu digital - gestalten Sie Ihren individuellen Workflow in easyJOB

Wir haben für easyJOB viele sinnvolle Zusatzmodule entwickelt, die die Bearbeitung von Eingangsrechnungen digitalisieren. Stellen Sie sich Ihren gewünschten Workflow individuell zusammen.

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ER-Workflow
Das Zusatzmodul ER-Dokumentenverwaltung zeigt eingescannte Eingangsrechnungsbelege (PDFs) zusammen mit dem ER-Beleg in easyJOB an. Scannen Sie Ihre Lieferantenrechnungen ein und ziehen Sie das PDF per Drag & Drop in die ER-Kopfdaten. Sofort erstellt easyJOB eine Verknüpfung und das PDF wird während der ER-Erfassung angezeigt.

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Ebenso ist eine Stapelverarbeitung vieler Rechnungen möglich. Der zuständige Mitarbeiter sortiert diese zunächst nach Empfängermandant, beklebt sie mit einem Barcode inklusive Belegnummer und scannt sie dann als Stapel ein. Eine zusätzliche Software, beispielsweise "Barcode-OCR" (Optical Character Recognition), teilt den Gesamtscan in Einzeldokumente je Beleg auf und legt diese als Datei mit der entsprechenden Scannummer (z.B. scan_144350.pdf) in einem Ordner ab. Bei der Erfassung der Eingangsrechnungen kann man auf diesen Ordner zugreifen und das richtige PDF wird in der vorher festgelegten Sortierung angeboten. Die ER-Nummer wird automatisiert aus dem Dateinamen erstellt. Die Ablage der gescannten ER-Belege erfolgt am Server.

OCR-Service für Eingangsrechnungen
Sie arbeiten mit zahlreichen Lieferantenrechnungen? Dann beschleunigt der digitale Prozess die bisherigen Durchlaufzeiten erheblich. Nutzen Sie unser Zusatzmodul "OCR-Service für Eingangsrechnungen". Es bereitet die Daten von PDF-Eingangsrechnungen via OCR-Erkennung für den automatisierten Import in easyJOB auf.

ER-Import Schnittstelle
Mit Hilfe dieses Zusatzmoduls können Eingangsrechnungen, die bereits in einem Vorsystem gescannt und gegebenfalls sogar geprüft wurden, automatisiert nach easyJOB übertragen werden. So verhindern Sie eine aufwändige Doppelerfassung der Belege.
Je nach Konfiguration übernimmt easyJOB beim Import folgende Schritte:
Unsere Agentursoftware importiert die Daten und legt jeweils einen ER-Beleg mit Speicherung des PDFs in der Ablage an. Mittels der Auftragsnummer werden die Beträge sofort den ER-Zeilen zugeordnet und hinterlegte Freigabeprozesse automatisch gestartet. Stimmt der ER-Wert mit dem Auftrag überein, wird die Rechnung automatisch abgeschlossen.

Rydoo Schnittstelle
Mit dieser Schnittstelle ist die Software Rydoo Expense   - ein Programm zur Online-Erfassung und
-Abrechnung von Reisekosten - an easyJOB angebunden. So können Sie ganz einfach die Daten und Beleg-PDFs nach easyJOB importieren und die entsprechenden ER-Belege automatisiert anlegen. Zusätzliche Informationen zur Kilometer-Abrechnung oder Verpflegungsmehraufwänden lassen sich an der ER-Zeile als Text automatisiert übergeben.

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Erfahren Sie, wie die Agentur Avantgarde Rydoo und easyJOB clever miteinander verbindet und dadurch viel Zeit bei der Erfassung der Reisespesen spart. Zum Artikel  

Freigabeprozesse für ER
Mit dem integrierten Freigabeprozess geben Sie PDF-Dokumente mit wenigen Klicks per elektronischer Signatur frei. Das "Abzeichnen" der gescannten ER-Dokumenten erfolgt durch einen oder mehrere Prüfer. Definieren Sie unterschiedliche Bedingungen, die den Prozess auslösen.

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Legen Sie zum Beispiel fest, dass alle Eingangsrechnungen eines bestimmten Lieferanten (ab easyJOB Version 5.20) oder eines ER-Volumens von 10.000 EUR vom Geschäftsführer freigegeben werden müssen.

SEPA Überweisung
Mit dem Modul der SEPA-Schnittstelle lassen sich Zahlungen in eine Exportdatei überführen und online an die Bank zur Ausführung übergeben. Eine Konfiguration und Ausgabe auch für DTAZV (Überweisungen in Drittländer) und EDIFACT (internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr) ist möglich.

FIBU-Schnittstelle
Unsere Schnittstelle "Standard" DATEV PRO ermöglicht Belegbuchungen, inklusive der Übernahme der PDFs in die Software "DATEV Unternehmen Online". Auch Stammdaten und Zahlungen, zum Abgleich mit den Bankkonten über DATEV, lassen sich übergeben. Die Buchungslogik kann von vielen verschiedenen Agenturen genutzt werden. Anpassungen erfolgen mittels Konfigurations-Datei oder über Programmierungen. Das DATEV-Format kann von vielen anderen FiBU-Programmen einlesen werden. Für andere Buchhaltungs-Tools und Buchungslogiken erstellen wir gerne individuelle Schnittstellen.
Auch für das Kassenbuch und Durchläufer bieten wir Ihnen passende Lösungen an.

Zahlungskontrolle
Das Zusatzmodul "Zahlungskontrolle" bietet Ihnen die Möglichkeit, Zahlungen zu planen und Zahlungsvorschläge für die Zahlung via SEPA-Schnittstelle zu erstellen. Außerdem erhalten Sie Übersichten über bezahlte/nicht bezahlte Lieferantenrechnungen.