Grenzenloser Datentransfer - Kommunikationsagentur Husare steuert File Service über DRACOON

von DRACOON

Markenführende Kommunikation von innen nach außen - so beschreibt sich die Kommunikationsagentur husare, die mit ihrer über 70 Mitarbeiter starken Agenturfamilie an den Standorten Emsdetten, Münster, Hamburg und München vertreten ist. Mit 40 Jahren Erfahrung in der Branche agiert die GWA-Agentur in der Markenkommunikation, Vertriebskommunikation, internen Kommunikation, Employer Branding, PR, Content Marketing sowie E-Commerce - in allen Formaten und auf allen Kanälen - erfolgreich für ihre Kunden.

Bild: DRACOON

Die Ausgangssituation
Die husare-Familie wächst permanent und hat mit onacy eine Digitalagentur und mit h/BEAT ein eigenes Team für kollaborative Projekte am Start. Die Teams an den vier Standorten ergänzen sich permanent und arbeiten in immer neuen Konstellationen zusammen. Zudem waren einige Mitarbeiter schon vor Corona im Remote-Modus in der ganzen Republik verteilt.

Und genau diese Kollaboration forderte auch im Informationsaustausch und der Datenbearbeitung nach einer flexiblen und skalierbaren Lösung. Bislang wurden sämtliche Daten zwischen den Standorten, aber auch den Kunden, über eine klassische Serverlösung und einem externen Zugang via VPN gespeichert und bearbeitet. Für die Datenbereitstellung wurden zusätzlich verschiedene Dienste wie Wetransfer & Co genutzt. Da sich dies jedoch gerade beim Up- und Download von Daten als sehr zeitintensiv und und zum Teil auch unsicher erwiesen hat und dazu immer zwingend ein Rechner / Laptop erforderlich war, wurde nach einer Möglichkeit gesucht, über die sicher und einfach Daten gespeichert, bearbeitet und geteilt werden können.

Das neue System sollte von allen Standorten und Mitarbeitern genutzt werden können und einen schnellen und einen deviceunabhängigen Zugriff auf alle Daten liefern. Für die Geschäftsführung von husare war es besonders wichtig, dass es ohne großen Schulungsaufwand genutzt werden kann, technisch leicht zu implementieren sowie einfach und intuitiv nutzbar ist und den Herausforderungen der DSGVO entspricht.
Darüber hinaus sollte sich die Lösung langfristig zum exklusiven Tool im Datenaustausch mit Kunden etablieren.

Die Anforderungen lauteten also:
-DSGVO-Konformität
-Deviceunabhängiger Zugriff
-Flexibilität für alle Standorte und Mitarbeiter
-Geringer Schulungsaufwand
-Einfache & intuitive Nutzbarkeit

Die Lösung
DSGVO-Konformität auf höchstem Niveau
All diese Aspekte werden perfekt von der Enterprise File Service-Lösung DRACOON erfüllt. Die Software wird in Deutschland entwickelt und in deutschen Rechenzentren gehostet. Damit entspricht sie allen Kriterien der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die an eine Software und das Handling von und mit Daten gestellt werden. Unabhängige Top-Analysten wie ISG bezeichnen DRACOON wiederholt als Leader, die hohen Sicherheitsstandards belegen verschiedene Zertifikate, Siegel und Testate wie BSI C5, ISO27001 und IDW PS 951.

Maximale Datensicherheit durch clientseitige Verschlüsselung
Mit seinem Service stärkt DRACOON die digitale Freiheit, denn durch die clientseitige Verschlüsselung liegt die Datenhoheit komplett beim Kunden. Alle Daten, die sich in der DRACOON-Cloud befinden, werden nach dem Prinzip Privacy by Design schon sicher am Endgerät verschlüsselt. Da sich das Schlüsselmaterial auf dem Client befindet, besteht auf dem Server selbst keine Möglichkeit, die Daten zu entschlüsseln. Damit sind alle Informationen maximal geschützt, ohne dass ein Admin oder der Cloud-Betreiber DRACOON einen Zugriff besitzt, so besteht zu keiner Zeit die Gefahr, dass Daten ungewollt abfließen können.

Deviceunabhängiger Zugriff
DRACOON überzeugt nicht nur durch seine Web App, die von jedem Device aus angesteuert werden kann, sondern es lässt sich auch einfach und bequem als virtuelles Laufwerk auf dem Rechner einbinden. Für den Anwender bedeutet das, dass er sein bisheriges Speicherverhalten beibehalten kann und sich nicht umstellen muss. Den mobilen Zugriff löst die App für Android / iOS.

Smarte Lösung für große Daten
Gerade in Agenturen geht es oft darum, schnell und einfach große Datenmengen zu transferieren. Dabei spielt nicht nur der Faktor Zeit, sondern auch der benötigte Speicherplatz eine große Rolle. Durch das integrierte Outlook Add-In oder den einfachen Versand von Upload-Freigaben lassen sich auch große Datenpakete im Handumdrehen teilen, bereitstellen und versenden, ohne dass das Postfach belastet wird. Wird beispielsweise eine Datei von einem Kunden in DRACOON geladen, wird der Ersteller der Freigabe per Mail auf Wunsch informiert.

Kollaboration leicht gemacht
DRACOON glänzt jedoch vor allem mit seiner intuitiven Bedienbarkeit und seinem individuellen Branding, das dem Nutzer den Einstieg erleichtert. Die Bereitstellung von Daten funktioniert auf sehr simple, aber trotzdem hochsichere Art und Weise. So lassen sich Informationen intern mit Kollegen, mit externen Partnern und Kunden teilen. Per Klick wird eine Download-Freigabe generiert, die auf Wunsch auch mit einem Passwort versehen werden kann. Werden die Daten abgerufen, wird der Ersteller der Freigabe per E-Mail darüber informiert. Eine große Erleichterung bieten jedoch auch die gemeinsamen Datenräume, die innerhalb von DRACOON genutzt und angelegt werden können. Dort können sensible Unternehmensdaten so gespeichert und bearbeitet werden, dass der Zugriff nur autorisierten Personen vorbehalten bleibt. Jeder Nutzer und auch jede Datenfreigabe kann in ihrer Verfügbarkeit zeitlich begrenzt werden. Ebenso lässt sich eine bereits erteilte Freigabe rückwirkend löschen oder generell zeitlich in ihrer Verfügbarkeit oder der Anzahl der Downloads beschränken. Parallel dazu lässt ein zusätzlicher Passwortschutz für die Datenbereitstellung aktivieren. Bei der Zusammenarbeit im Team sorgt allerdings auch die Kommentarfunktion oder die Benachrichtigung über den Upload neuer Dateien in DRACOON für eine große Erleichterung und ein effizienteres Arbeiten.
"Für uns in der Kreation ist DRACOON ein Segen, da wir so immer schnellen Zugriff auf alle Informationen haben und sie problemlos sichern und teilen können. Untereinander und direkt mit dem Kunden", erklärt
Pablo Gonzalez, Kommunikationsdesigner husare.

Der Status Quo
Bis zum GoLive lagen zwischen dem ersten Kontakt von husare und DRACOON gerade einmal zwei Wochen. Die Enterprise File Service-Lösung wird inzwischen mit 100 Lizenzen von allen Mitarbeitern an allen Standorten, im Homeoffice oder remote bei und von Kunden eingesetzt. Zukünftig ist geplant, dass jeglicher Datentransfer über DRACOON gesteuert wird. Auch die Kunden von husare sollen über einen direkten Kunden-Zugang auf der Website den Service aufrufen und nutzen können. Durch den File Service wird die bestehende Serverlösung komplett ersetzt.

Das Fazit
"Rückblickend hatten wir ein perfektes Timing vor dem Lockdown. Dank DRACOON waren wir binnen 24h in der Lage, unserem gesamten Team ohne Kompromisse einen sicheren Arbeitsplatz im Homeoffice zu bieten. Wir können flexibel reagieren, wenn wir mehr Speicherplatz oder auch mehr Lizenzen benötigen. So passt sich DRACOON immer und zu jeder Zeit an unseren Bedarf an und sorgt dafür, dass wir perfekt mit allen Menschen, die mit uns intern oder auch extern agieren, arbeiten können", schließt Mark Bourichter, Geschäftsleitung husare ab.