Rechtsverbindliche E-Mails als Alternative zur Papierrechnung

von Gastbeitrag

Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften noch per Post. Ein ziemlich teures Vergnügen - denn zu den Portokosten kommen noch die Druck- und Verpackungskosten. Dabei gibt es längst eine Alternative: die Postsubstitutions-Mail. Zeljko Kvesic vom E-Mail-Marketing-Dienstleister Mission One erklärt in einem Gastbeitrag für ONEtoONE die Hintergründe.

Die Postsubstitions-Mail ist ebenso sicher und rechtsverbindlich wie die Briefpost - aber viel schneller und vor allem kostengünstiger. Unternehmen können bis zu 80 Prozent der Kosten sparen, die sonst für Papier, Porto und Druck anfallen. Weiterer Vorteil: Die Postsubstitutions-Mail kann sogar zu Marketingzwecken genutzt werden, etwa für Cross- und Upselling-Angebote.

Rechtlich möglich wurde der Rechnungsversand per E-Mail durch ein neues Gesetz, das seit Juli 2011 in Kraft ist. Es erlaubt bei digital verschickten Rechnungen einen Verzicht auf die qualifizierte Signatur. Stattdessen kann jedes Unternehmen nun selbst entscheiden, wie es die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet.

Die Rechnungsempfänger wiederum sind nicht mehr verpflichtet, die Signierung zu überprüfen und den Nachweis der Korrektheit zu speichern. Damit ist der Weg frei für den digitalen Rechnungsversand per Postsubstitutions-Mail.

Unternehmen können entweder Rechnungs-Benachrichtigungen verschicken und die eigentliche Rechnung als PDF zum Download auf einem Portal hinterlegen. Oder sie verschicken die Rechnungen direkt als E-Mail-Anhang - was für den Kunden die komfortabelste Lösung ist, da er seine Rechnung direkt einsehen und speichern kann.