08.11.2018

Implementierung von Agentursoftware: darauf kommt es an

30 Jahre Because Software heißt auch: 30 Jahre Partnerschaft mit besonderen Kunden. Zu unserem Firmenjubiläum erzählen wir an einigen Beispielen, wie die Zusammenarbeit in der Praxis läuft. Anja Mittendorf, seit vielen Jahren Controllerin der Schmittgall-Gruppe und in der Beratung von Agenturen tätig, kennt noch das easyJOB der 1990er. Ein Wissensschatz, von dem gerade easyJOB-Neueinsteiger profitieren können:

Frau Mittendorf, Sie sind ja ein richtiges easyJOB-Urgestein!

ANJA MITTENDORF: Das können Sie so sagen – schon vor mehr als 20 Jahren haben wir easyJOB bei meiner damaligen Agentur implementiert. Damals gab es den deutschen Standort von Because Software noch gar nicht, wir wurden direkt von den Kollegen aus Wien betreut. Später ging ich zu Leonhardt & Kern, die 2007 von der Schmittgall-Gruppe gekauft wurden. Beide Agenturen nutzten damals easyJOB, sodass wir die Daten in einer Datenbank vereinen konnten.

Wie hat sich unsere Agentursoftware im Laufe der Jahre verändert? Sie haben ja schon zig Versionen kennengelernt …

Das heutige easyJOB ist mit seinen unzähligen Funktionen für die Anwender natürlich deutlich komfortabler als die Vorgängerversionen. Doch es gibt auch Kontinuität: Von Beginn an haben wir mit zwei verschiedenen Betriebssystemen auf easyJOB zugreifen können – also Apples iOS und Windows – was für uns 1994 ein wichtiges Entscheidungskriterium war. Außerdem zählte, dass wir Mediapläne plötzlich schnell und einfach bearbeiten konnten; das war damals ohne Software ein täglicher Wahnsinn.
Und trotz der vielen neuen Versionen in der Zwischenzeit haben wir immer noch Reports oder Layout-Vorlagen, die seit vielen Jahren Standard sind. Toll, dass wir die immer noch verwenden können, wenn wir sie benötigen.
Einen großen Sprung brachte es uns, als Schmittgall 2014 auf die browserbasierte Version umstieg, was die Denke der zwei Betriebssystem-Welten iOS versus Windows endgültig verabschiedete. Mit der Zeit kamen immer mehr Funktionen und Module hinzu, die wir nutzen können, aber nicht nutzen müssen. Jede Agentur verfügt somit über ein individuell passendes Paket.

Seit mehr als zehn Jahren arbeiten Sie nun für die Schmittgall-Gruppe, was zeichnet diese Agentur aus?

Auf jeden Fall die große Vielfalt: Die Schmittgall-Gruppe besteht aus vier Agenturen mit rund 80 Mitarbeitern. Leonhardt & Kern betreut als Kreativagentur B2B-Kunden, Tower 5 ist die Digitalagentur der Gruppe, und t5 content hat als Schwerpunkt das Content- und Influencer-Marketing. Schließlich gibt es noch die Gesundheitsagentur Schmittgall HEALTH, wo wir uns auf den Healthcare-Sektor konzentrieren. Insofern: Wir sind sehr breit aufgestellt von klassischer Werbung über Dialog bis zu Digital.

Sie sind ja nicht nur als Controllerin für die gesamte Gruppe zuständig, sondern auch noch easyJOB-Supervisorin. Wo liegen da Ihre Aufgaben?

Als Supervisorin achte ich darauf, dass die Anwendung der Software bestmöglich zur Organisation und den Abläufen in unserer Gruppe passt – von der Gestaltung der Zugriffsberechtigungen bis zu den Leistungsarten und Preislisten. Jede unserer Agenturen nutzt easyJOB anders. Trotzdem muss am Ende alles in denselben Report oder dieselbe Buchhaltungsschnittstelle. Zum Glück kann easyJOB all das sehr gut lösen.

Sie nutzen Ihre easyJOB-Expertise aber nicht nur für Schmittgall, sondern unterstützen auch andere Agenturen

Stimmt, insbesondere inhabergeführte Agenturen unterstütze ich bei der Auswahl und Implementierung von Agentursoftware. Ich habe schon tiefe Einblicke in etliche Unternehmen gewonnen, mit vielen Steuerberatern zusammengearbeitet und kenne diverse Geschäftsmodelle, dazu kommen fundierte easJOB-Kenntnisse. Deshalb berate ich auch besonders gerne Agenturen, die easyJOB einsetzen – oder es planen.

Wo sehen Sie die Stolpersteine bei der Implementierung von Agentursoftware?

Eine typische Gefahr: Die Agenturen wollen zu viel auf einmal, schließlich bietet easyJOB auch sehr viel. Ich versuche bei meiner Beratung Orientierung zu geben, was sie wirklich aus dem riesigen Angebotspaket einer Komplettlösung wie easyJOB benötigen und in welchen Schritten sie diesen Prozess sinnvoll angehen. In der Regel unterstütze ich die Supervisoren, die die Software intern betreuen – natürlich immer in Abstimmung mit dem easyJOB-Berater, der den Kunden betreut. Die Auswahl dieses Supervisors ist ein weiterer Stolperstein, auch hier unterstütze ich die Agenturen. Für den Supervisor ist es häufig das erste Mal, dass er mit der Implementierung einer Agentursoftware zu tun hat. Er soll alle Abläufe innerhalb der Agenturen abbilden, neue Ideen einfließen lassen und zugleich noch die verschiedenen Interessen unter einen Hut bringen – und all das ist nicht selten neben dem alltäglichen Arbeitsvolumen zu bewältigen. Darum sollte ein Supervisor neben der entsprechenden Qualifikation auch ausreichend Kapazität mitbringen.

Klingt so, als könne man bei der Einführung von Agentursoftware einiges falsch machen…

Ja, darum ist eine gute Begleitung sehr wichtig. Schließlich möchte jede Agentur eine Software, die ideal auf den eigenen Bedarf zugeschnitten ist. Das kann easyJOB liefern, aber es verlangt viel Know-how-Transfer, zunächst vom Berater zum internen Supervisor und von dort zu den Mitarbeitern. Beginnt man nicht strukturiert, kann auch kein gutes Ergebnis herauskommen.
Der Supervisor ist zu Beginn angesichts der Fülle an Neuerungen schnell überfordert – trotz der intensiven Unterstützung durch die Berater von easyJOB. Der externe Berater unterstützt also eine reibungslose und effiziente Einführung und kann damit dem Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.

Welche Vorgehensweise entwickeln Sie mit den Agenturen?

Beim Implementieren empfehle ich ein „Step by Step“-Vorgehen. Häufig stehen wir zu Anfang des Projektes vor einer langen Wunschliste, der aber oft die Struktur fehlt. Also schaue ich mit den Verantwortlichen zunächst: Welche internen Abläufe soll das System überhaupt abbilden? Was ließe sich mithilfe von easyJOB „endlich einmal” neu gestalten? Wo braucht die Agentur etwas Eigenes, wo kann sie sich auf Standardabläufe der Software einlassen?
Hier bedarf es also klarer Entscheidungen, die dann an alle Beteiligten zu kommunizieren sind. Solch eine Struktur gibt erst mal Sicherheit und lässt sich im Laufe der Implementierung immer wieder mit einem realistischen Zeitplan abgleichen.

Wo gibt es in dieser Folgephase Ihrer Erfahrung nach dann noch den größten Optimierungsbedarf?

Kleinere Agenturen neigen zum Beispiel dazu, die Stundensätze zunächst zu niedrig anzusetzen und bedenken nicht alle Kosten. Dann muss man die Abstimmung zwischen dem eigenen Bilanz- und Berichtswesen und der Buchhaltung in der Software immer wieder überprüfen, bis alles passt.

Eines Ihrer Prinzipien lautet: „Klarheit macht den Weg einfacher!“ Was bedeutet das für Ihre Arbeit als Beraterin?

Die vielfältigen Möglichkeiten von easyJOB machen es nicht ganz einfach, den Überblick während des Implementierungsprozesses zu behalten. Darum weise ich umso bestimmter auf Klarheit durch bestimmte Handlungen hin: nämlich Strukturieren, Visualisieren und Kommunizieren. Wer den Weg zum Ziel einfach und klar darstellt, wird viel mehr Resonanz bei den Betroffenen finden. Hierbei geht es mir vor allem darum, die internen Supervisoren zu stärken. Denn die haben gerade zu Beginn des Projekts sehr viel Arbeit und Verantwortung – und zugleich oft zu wenig Unterstützung im Unternehmen.

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