21.04.2017

Geschäftswelt im Wandel – wie Agenturen für ihre Kunden unverzichtbar bleiben

Die Vergangenheit schaut rosig aus – doch was ist mit der Zukunft? Denn die Beziehung von Agenturen und Unternehmen wird nicht so bleiben, wie sie bisher war. Zwar sei ihr Verhältnis zueinander in den zurückliegenden Jahren „deutlich positiv“ gewesen, sagen weit mehr als 80 Prozent der befragten Agentur- wie auch Unternehmensvertreter in einer aktuellen Studie des Gesamtverbands Kommunikationsagenturen (GWA). Ganz anders jedoch der Blick in die Zukunft: Fast jeder Zweite erwartet, dass es zu vermehrten Spannungen kommt und die Zusammenarbeit schwieriger wird.

Zu denken geben sollte das insbesondere den Agenturen, schließlich sind sie auf verlässliche Kundenbeziehungen angewiesen. Dass die immer unsicherer erscheinen, liegt laut der GWA-Studie an vielen Faktoren:

- Entscheidungswege werden länger und komplexer
- neue Konkurrenten verändern den Markt
- Arbeitsprozesse wandeln sich

Vor allem aber – das ist der größte Treiber der Veränderung – herrscht ein steigender Kostendruck. Die Auftraggeber erwarten immer mehr Effizienz, während sie zugleich die Ausgaben so knapp wie möglich halten wollen.

Jeder Akteur muss sich also für jeden Schritt rechtfertigen. Insbesondere Marketing-Abteilungen, die klassischen Sparringspartner der Agenturen, sind in einer heiklen Lage. Einerseits sind sie auf professionelle Zusammenarbeit angewiesen, andererseits sind ihre Budgets limitiert. Daher spielt bei Ausschreibungen neben Qualität immer öfter auch das Prinzip „Hauptsache günstig“ eine Rolle.

Zudem erhöhen nicht selten die Einkaufsabteilungen den Preisdruck, indem sie drängen, dass immer mehr klassische Folgeaufträge ebenfalls per Pitch vergeben werden. Die Agenturen verlieren Planungssicherheit und sind mehr denn je gezwungen, mit ihren Ressourcen gut zu haushalten.

Erfolge müssen messbar sein
Eine weitere Folge: Die Art der Zusammenarbeit ändert sich grundlegend; sie wird prozessorientierter und hat eine höhere Taktung. Aufgrund einer immer stärkeren Orientierung an Key Performance Indikatoren (KPIs) lassen sich Aufwand und Ertrag eines jeden Auftrags viel leichter als früher messen – und damit auch die Kosten, die sich in Rechnung stellen lassen. Kurzum: Agenturen müssen aktiv und nachvollziehbar die Wirkung ihrer Arbeit nachweisen.

Dabei treffen Agenturen auf Auftraggeber, die selbst ständig gefordert sind. Entsprechend zielorientiert treten diese auf und konfrontieren ihre Dienstleister mit der Haltung: „so viel – so gut – so schnell wie möglich“! „Die Zeit, in der man langfristige Partnerschaften glorifiziert hat, ist vorbei“, wird etwa der Markenchef der Telekom, Hans-Christian Schwingen, in der GWA-Studie zitiert. Die Kunden seien ungeduldiger geworden. „Es gibt ein klares Verhältnis zwischen Dienstleister und Auftraggeber." Sprich: Von der Agentur wird erwartet, dass sie beständig und reibungslos „liefert“. Denn kommt es zu Verzögerungen oder Unstimmigkeiten im Prozess, beenden immer mehr Kunden die Zusammenarbeit kurzerhand, und ein Konkurrent erhält den nächsten Auftrag.

Steigender Druck vs. begrenzte Ressourcen
Die Aufgabe lautet also mehr denn je: unter zunehmendem Kostendruck exzellente Arbeit abzuliefern. Allerdings fehlt es vielen Agenturen hier an Ressourcen und Know-how. Was aus Auftraggebersicht nötig ist, hat Tina Müller, Chief Marketing Officer bei Opel, den GWA-Autoren gesagt: „Alles wird immer kleinteiliger, da braucht es Leute, die die ganzen Prozesse überwachen, nachjustieren, auf Timings achten – quasi ein Projektcontroller, der nicht die Zahlen, sondern die Prozesse überblickt und verhindert, dass das Orchester im Chaos endet." Allerdings definieren sich gerade im Agenturgeschäft viele Führungskräfte mehr über ihre Kreativitäts- als ihre Managementkompetenzen. Doch wer sich einer strategischen Führungsrolle verweigert und damit der Hoheit über eigene Abläufe, der belastet auf Dauer die Beziehung zu seinen Kunden. Denn die erwarten Transparenz – was kommt im Prozess wann und wie auf uns zu? Die Lösung kann daher nur heißen: bessere Steuerung.

Doch wie kann das gelingen? Schließlich sind Kreative keine Controller (und wollen es auch nicht werden!). Um dennoch ein flexibles und breit angelegtes Management zu gewährleisten, braucht es technische Unterstützung. Die Basis dafür bietet eine smarte Software, die der Agentur hilft, die Prozesse besser zu steuern. Dabei sollte unbedingt darauf geachtet werden, eine Lösung zu wählen, die

- individuell zugeschnitten ist, also genau das leistet, was die Agentur aktuell braucht
- leicht anzupassen ist und mit den Aufgaben „wächst“
- sich so „easy“ steuern lässt, dass genug Kapazität für kreative Aufgaben bleibt.

Bei all diesem Veränderungsdruck sollte man aber nicht die vielfältigen Chancen übersehen: So bieten Megatrends wie digitale Transformation oder Customer-Experience-Management bei entsprechender Expertise ganz neue Betätigungsfelder. Zugleich steigt angesichts der zunehmend komplexen Arbeitswelt der Beratungsbedarf vieler Unternehmen. Die Arbeit für qualifizierte und klug spezialisierte Anbieter ist also unerschöpflich – insbesondere, wenn sie dabei mit überzeugenden Prozessen punkten können!

Über easyJOB
easyJOB ist eine Software für alle Geschäftsprozesse in Werbe-, PR-Agenturen und Marketingabteilungen. Die Applikation setzt auf einer SQL-Datenbank auf und wird über Browser bedient. Die Internet-Technologie ermöglicht gleichberechtigtes Arbeiten auf Windows und Mac, ohne dass eine Installation auf den Clients erforderlich ist, was IT-Kosten spart. Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt. Neben den agenturtypischen Aufgabenstellungen können auch folgende Funktionsbereiche abgebildet werden: Customizing von Startseiten und Darstellungen, Mitarbeiterverwaltung, automatisches Reporting, E-Mail-Integration, Dokumentenmanagement, Mediaplanung und -abwicklung, Ressourcenplanung, Multi-Projekt-Management, Anbindung an externe Systeme usw.
easyJOB ist der Favorit inhabergeführter Agenturen und wird in 17 Ländern erfolgreich genutzt. Inzwischen vertrauen über 700 Agenturen und Marketingabteilungen mit mehr als 17.000 Anwendern auf die Leistungen von Because Software.

Über die Because Software AG
Seit mehr als 28 Jahren am Markt, hat sich die Because Software als der führende Anbieter für Agentursoftware und Anwendungsberatung in der Werbewelt etabliert. Am Hauptsitz in Wien und in den Tochterunternehmen für Vertrieb und Beratung in München und Barcelona sind rund 40 Mitarbeiter für Agenturen aus den Bereichen Full-Service, PR, Event und Design tätig, darunter viele bekannte Namen.