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Digitalisierung
Fünf Tipps zur Digitalisierung von globalen Unternehmen: So machte es Allianz
Bild: Pixabay
17.04.2018 - Allianz ist mit mehr als 70 Tochtergesellschaften weltweit eine der größten Versicherungsunternehmen der Welt. Welche Erfahrungen der Konzern beim Aufbau einer digitalen Plattform gemacht hat, die allen Mitarbeitern weltweit einen einheitlichen, länder- und standortübergreifenden Arbeitsplatz bieten soll, schildert Michael Wegscheider, Global Portal Manager Allianz Connect bei Allianz SE.
von Christina Rose
Allianz gehört mit mehr als 70 Tochtergesellschaften weltweit zu den größten Versicherungskonzernen. Seit einigen Jahren verfolgt das Unternehmen seine Digitalisierungsstrategie und in diesem Kontext ist auch die Leistungsfähigkeit des digitalen Arbeitsplatzes immer mehr in den Fokus gerückt. Bis vor kurzem noch verfügte jede Tochtergesellschaft der Allianz über eigene mehr oder weniger genutzte Intranet-Lösungen oder Wikis, die meistens in sich geschlossen waren und nur eine begrenzte Reichweite hatten. E-Mails und andere Kommunikationskanäle waren die Mittel der Wahl, um Neuigkeiten zu verbreiten oder Mitteilungen zu machen.
Andererseits war klar: Nur eine kollaborative Arbeitskultur und die globale Vernetzung von Menschen, Teams und Ideen würde den tiefgreifenden Wandel der Digitalisierung adäquat unterstützen. Um die Allianz fit für die Zukunft zu machen, mussten wir mit dem Aufbau einer digitalen Plattform beginnen, die allen Mitarbeitern weltweit einen einheitlichen, länder- und standortübergreifenden Arbeitsplatz bietet. Inzwischen sind wir mit dem Rollout unseres globalen Social Intranet Allianz Connect ein gutes Stück vorangekommen und können einige Erfolgsfaktoren dieses Projekts identifizieren.
1. Schritt für Schritt - mit großer WirkungWir wollten, dass die Menschen auf moderne Art und Weise miteinander kommunizieren und die neuen Tools möglichst intuitiv verwenden. Wir haben uns daher bei der Einführung des Systems an den Nutzungsweisen Socialer Medien orientiert; mussten unsere Mitarbeiter jedoch langsam an diese neuen Arbeitswelten heranführen. Zunächst starteten wir für die Kollegen der Allianz Deutschland ein Pilotprojekt, bei dem 15 konkrete Anwendungsfälle im Mittelpunkt standen: Einige der Testgruppen sollten sich ausschließlich auf die Kommunikation, andere auf die Team- und Projektzusammenarbeit und wieder andere auf die Gründung einer Community für die IT-Organisation konzentrieren. Zusätzlich gewannen wir den CIO als Blogger, der wertvolle Updates und Ressourcen in der neuen IT Community teilte und über seine Erfahrungen mit der neuen Software berichtete
Durch die Fokussierung auf bestimmte Nutzergruppen und Zielsetzungen konnten wir der Versuchung "Rom an einem Tag zu erbauen" entgehen und diesen ersten Durchlauf rasch zum Erfolg führen. Das hatte zunächst einen sehr willkommenen Me-too Effekt Viele Mitarbeiter hörten vom Allianz Social Network, das wir auf der Basis von Jive Software entwickelt hatten und wollten ebenfalls teilnehmen - noch bevor der Breitenrollout begonnen hatte. Darüber hinaus konnten wir in der begrenzten Startaufstellung detailliert beobachteten und dokumentieren, wie die Menschen miteinander arbeiteten und das Netzwerk einsetzen. Dabei legten wir besonderes Augenmerk auf Wissensmanagement, Ideenfindung, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Peer-to-Peer-Kommunikation, Feedback-Sammlung und Unternehmenskommunikation. Die gewonnenen Erkenntnisse über starke Anwendungsfälle, Nutzerverhalten, Risiken und Blocker waren für die Vorbereitung der nächsten Rollout-Schritte und für die Entwicklung eines nachhaltigen Change Management Konzepts unersetzlich.
2. Der globale Erfolg durch lokale Triumphe2015 beschloss die Allianz SE den digitalen Wandel in das Zentrum ihrer strategischen Agenda zu stellen. Dadurch stand auch eine Veränderung der Unternehmenskultur an, in der fortan Kollaboration und vernetztes Arbeiten eine hervorragende Rolle spielten. Die Umgebung dafür sollte ein Social Intranet zur Verfügung stellen, das moderne Kommunikation und Kollaboration gleichermaßen unterstützt. Angesichts des Erfolgs unseres Pilotprojekts, beschlossen wir, das Allianz Social Network als Social Layer für die Interaktion zu übernehmen, mit einer strukturierten Intranet-Schicht zu integrieren und damit ein Tor zu allen 140.000 Mitarbeitern und zum Wissen des gesamten Unternehmens zu öffnen. Mit diesem neuem Kommunikations- und Kollaboration-Tool "Allianz Connect" konnten wir interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen auf ein neues Level heben.
Zum ersten Mal gab es die Möglichkeit, dass der CEO jeden im Unternehmen erreichen konnte, vom Praktikanten bis zum Vorstand - und umgekehrt. Rasch entwickelten sich Communities von Mitarbeitern, die vorher noch nie in Kontakt miteinander waren, und nun übergreifende Themen besprachen oder ihre Projektarbeit organisierten. Mitarbeiter in IT-Support und Kundenservice nutzten die Umgebung um sich zu Kundenanliegen auszutauschen und ihr Wissen zu teilen. In Allianz Connect können Kollegen in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten, was den Umfang der E-Mail-Kommunikation reduziert und die Effizienz steigert. Unser interaktives Intranet ist heute ein Ort, an dem sich Mitarbeiter digital treffen können - wann und wo sie wollen. Gleichzeitig finden sie Ressourcen, Wissen und Experten - alles was sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen.
3. Relaunch der UnternehmenskommunikationAls Kommunikatoren helfen wir Managern, ihre Botschaft zu vermitteln. Wir sorgen aber auch dafür, dass sich Mitarbeiter mit diesen Botschaften beschäftigen und sie verstehen. Dies geschieht am einfachste und effizienteste, wenn wir Gelegenheiten zur Reaktion und zum Dialog schaffen.
Für die Unternehmenskommunikation auf Allianz Connect steht Austausch und Diskussion an erste Stelle. Wir organisieren Dialog-Formate wie Management-Chats oder Virtual Townhalls; anstatt nachträglich über Events zu berichten, geben wir Live-Bloggern die Gelegenheit vor Ort ihre Eindrücke zu sammeln und direkt zu veröffentlichen; das Mitarbeitermagazin lassen wir online erscheinen und involvieren die Kollegen ganz direkt, indem wir es für Feedback, Themenvorschläge und Diskussionen öffnen. Und mit all diesen Aktivitäten erreichen wir die Mitarbeiter jederzeit und enorm schnell. Denn die Kollegen haben gelernt, allen für sie wichtigen Themen, Informationen, Menschen und Gruppen in ihrem Activity Stream zu folgen. Dieser wird dynamisch und minutengenau aktualisiert und eignet sich großartig für die interne Nachrichtenverbreitung - standortunabhängig wohlgemerkt, denn mit der Allianz Connect App können unsere Kollegen auf ihren Stream immer und überall zugreifen.
4. Die Unternehmenskultur im raschen Wandel dank IntranetEin wichtiger, aber wenig greifbarer Aspekt der digitalen Transformation ist der kulturelle Wandel in einem Unternehmen. Menschen sind Gewohnheitstiere und es ist mit einiger Arbeit und Geduld verbunden, ihre Verhaltensweisen zu ändern. Besonders bei Mitarbeitern, die privat nicht an Social Media Anwendungen gewöhnt waren, gestaltet es sich schwieriger die Vorteile eines Social Intranets zu vermitteln.
Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, haben wir viel in Community - und Change-Management investiert. Wir bieten heute ein breites Programm mit Vor-Ort-Schulungen, Webinaren, erklärenden Videos, Tutorials und einer Wissensbibliothek mit Fragen und Antworten direkt auf der Plattform. So führen wir die Mitarbeiter behutsam an die Möglichkeiten der neuen Software heran und sie lernen in ihrem eigenen Tempo, wie sie damit arbeiten können. Und wenn noch einmal Bedarf besteht, kehren sie virtuell in die Schulungsräume zurück.
Schon jetzt merken wir, dass diese Bemühungen von Erfolg gekrönt sind: Unsere digitale Transformation hat das Unternehmen schneller, agiler und transparenter über alle Hierarchien hinweg gemacht. Die Menschen arbeiten enger zusammen, "Wissenssilos" sind aufgebrochen und die Vernetzung funktioniert viel besser. Ganz egal ob in Deutschland oder einem anderen Land weltweit: Zusammenarbeit in der Allianz ist einfacher und effektiver geworden.
5. Das Unternehmensgedächtnis darf nichts vergessenDas Thema Corporate Memory sollte kein Unternehmen außer Acht lassen: Das Unternehmensgedächtnis kann viel Zeit und Geld sparen, wenn man es richtig verankert und nutzt. Es macht neuen Mitarbeitern altes und aktuelles Wissen verfügbar und hilft bei Einarbeitungsprozessen oder bei der Durchführung von ähnlichen Projekten. Früher hatten unsere Allianz-Mitarbeiter nur Zugriff auf ihre eigenen Datenbanken, heute stehen ihnen international Welten an Wissen und Erfahrung zur Verfügung. Jeder weiß nun auch, dass er oder sie Inhalte, Kollegen oder Fachkenntnisse in Allianz Connect findet. Wissensmanagement kann man im digitalen Arbeitsplatz auf eine neue Ebene heben, mit dem Menschen im Mittelpunkt. Denn am Ende sind es viel mehr die vernetzten Köpfe, die das Wissen mehren, als komplexe und unflexible Datenbanken. Wichtige institutionelle Kenntnisse langfristig zu bewahren ist ein Schlüsselaspekt eines interaktiven Intranets. Für uns war das ein großer Gewinn.
Jetzt, da Allianz Connect 140.000 Mitarbeitern als digitaler Arbeitsplatz offen steht, haben wir eine deutlich verbesserte Zusammenarbeit weltweit und mehr Engagement sowie Interaktivität auf allen Ebenen. Das wurde möglich, weil wir den mutigen Schritt gegangen sind, alles auf Anfang zu stellen und zwei Welten zusammenzuführen: Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit, vereint auf einer Plattform für alle Mitarbeiter.
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