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Marketing Operations

Fünf Regeln für Projektmanagement im Marketing

07.09.2017 - Wie können Marketer trotz schrumpfender Budgets ihren Output steigern, ohne Abstriche bei der Qualität hinnehmen zu müssen? "Durch die Optimierung der Marketing Operations", sagt Frazier Miller, Chief Marketing Officer bei Wrike, und schildert in seinem Gastbeitrag fünf Regeln für erfolgreiches Projektmanagement im Marketing.

von Stephanie Lehnert

Marketer sind mitunter einem enormen Druck ausgesetzt: Schrumpfende Budgets bei gleichzeitig wachsenden Erwartungen. Wie können sie ihren Output steigern, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen? Der Schlüssel liegt in einer Optimierung der Marketing Operations, der Art und Weise wie Arbeitsprozesse organisiert werden. Denn eine Erweiterung der Projektanzahl und -größe stellt eine große Herausforderung dar: Verschiedene Teams müssen bei der Verwaltung von Aufgaben, Ressourcen und Metriken so koordiniert werden, dass reibungslose Abläufe gewährleistet bleiben. Größer muss nicht unbedingt langsamer oder weniger effektiv bedeuten. Befolgen Sie diese fünf Regeln, um künftig Ihre Marketing Operations erfolgreich zu skalieren.

#1: Team-Check: Sind Ihre Mitarbeiter bereit?Bevor Sie die Anzahl Ihrer Projekte erhöhen, nehmen Sie sich Zeit, um die Auslastung Ihrer Mitarbeiter genau zu analysieren: Ist Ihr Team entsprechend aufgestellt, weitere Aufgaben zu übernehmen? Wo sind freie Kapazitäten für neue Projekte? Seien Sie realistisch bei der Frage, ob Ihre aktuelle Teamgröße für Ihre Ziele ausreichend ist.

Evaluieren Sie auch, ob Ihre Teammitglieder die Expertise besitzen, um Kampagnen in neuen Zielmärkten auszurollen oder auf neue Branchen zu erweitern. Indem Sie gezielt nach den Stärken und Schwächen des Teams suchen, erstellen Sie im Grunde bereits das Anforderungsprofil für einen neuen Mitarbeiter. Das Recruiting geht damit schneller und ist erfolgversprechender.

#2: Prozess-Check: Welche Prozesse werden wirklich besser, wenn sie skaliert werden??Für den Schritt zum Größeren müssen Sie zunächst kleinteilig denken und den zu skalierenden Prozess gründlich analysieren: Welche Teilaufgaben lassen sich rationalisieren und welche Aktionen bringen den größten Return on Investment (ROI)? Um sich von wirkungslosen Maßnahmen zu trennen bzw. auf die effizienten konzentrieren zu können, helfen folgende Fragen:

- Was unterscheidet Ihre Marke vom Wettbewerb in den wichtigsten vertikalen Märkten Ihres Unternehmens?
- Können Sie den Unterschied klar formulieren und auf den Punkt bringen?

Wenn Sie sich im Klaren darüber sind, wie Sie Ihre Bestandskunden gewonnen haben und halten, können Sie dieses Wissen für das weitere Wachstum und die Optimierung Ihrer Prozesse nutzen. Denn ein wirkungsloser Prozess wird nicht dadurch besser, dass man ihn intensiviert.

#3: Delegieren kommt vor Skalieren!?Freigabe-Prozesse und Meetings sind für Marketing-Entscheider die größten Zeitfresser.
Strategie und Innovation kommen hingegen meist zu kurz. Auf Dauer leidet zwangsweise die Qualität. Delegieren Sie daher so viel wie möglich, indem Sie Ihr Team so aufstellen, dass es wichtige Entscheidungen auch selbst treffen kann. Ein positiver Nebeneffekt: Der Vertrauensbeweis, den Sie Ihrem Team dadurch liefern, steigert die Zufriedenheit und Motivation.

Da sich viele Aufgaben wiederholen, etwa die Organisation von Kampagnen oder Veranstaltungen, wiederholen sich auch die Entscheidungen, die Ihr Team zu diesen Initiativen treffen muss. Für wiederkehrende Aufgaben und Projekte erstellt man am besten Vorlagen, so dass Prozesse standardisiert und leicht zu befolgen sind. Richten Sie Report-Dashboards ein, die es leicht machen, Ergebnisse zu messen und zu teilen. Durch diese Transparenz ist es einfach, sich schnell in Kampagnen einzuklinken, ohne dazu die ganze Zeit in Meetings verbringen zu müssen.

#4: Keine Angst vor AutomatisierungDer zentrale Aspekt des Marketings: Die richtige Mitteilung an die richtige Person zur richtigen Zeit schicken. Genau das wird aufgrund der zunehmenden Komplexität von Kampagnen, der steigenden Individualität der Kundenansprache sowie der wachsenden Menge an Kunden- und Kampagnen-Daten immer schwieriger.

Prozess-Automatisierung birgt hier ein großes Potential, denn sie hilft Ihnen, Ihre Projekte zu verfolgen, zu analysieren und zu optimieren. Der persönliche Kontakt, der ja den Erfolg oft ausmacht, muss dabei nicht zu kurz kommen: Mit Marketing-Automation-Tools können Sie personalisierte Mitteilungen an Leads schicken und den Marketingzyklus verkürzen. Durch automatischen, regelmäßigen Kontakt über E-Mails und Social Media ist es leichter, Beziehungen zu zukünftigen Kunden aufzubauen und zu ermitteln, wann sie wirklich kaufbereit sind. Und durch die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe verschlanken Sie sich wiederholende Aufgaben, verringern die Fehlerhäufigkeit und haben mehr Zeit für Strategie und Kreativität.

#5: Kampf den DatensilosProjektskalierung verlangt ein besonders hohes Maß an Sorgfalt und Genauigkeit, schließlich sollen ja keine Fehler mitskaliert werden. Besonders wichtig ist hier das Prinzip "Single source of truth". Nur wenn sichergestellt ist, dass alle Teams mit aktuellsten Daten arbeiten, können exzellente Ergebnisse dabei herauskommen. Eine zentrale Plattform für Kommunikation und Datenaustausch ist das beste Mittel gegen Dateninseln in einzelnen Abteilungen oder gar auf der Festplatte einzelner Mitarbeiter. Sie verursachen ein Versionschaos und sind der größte Feind reibungsloser Abläufe und kurzer Deadlines.

Besonders dezentrale Teams oder Projekt-Teams, die auf Freelancer zurückgreifen, profitieren von einer zentralen Daten- und Kommunikationsplattform, etwa in Form eines Projektmanagement- oder Collaboration Tools.

Fazit:Wenn Sie Ihr Team und Ihre Projekte anhand dieser fünf Regeln kritisch überprüfen und Defizite beseitigen, schaffen Sie das Fundament für erfolgreich skalierbares Projektmanagement im Marketing-Umfeld. Sie bauen ein professionelles, belastbares und reaktionsschnelles Team auf, das Kundenbedürfnisse und Trends schnell monetarisieren kann. Positiver Nebeneffekt für die Zusammenarbeit: Datensilos und damit ein potentielles Versionschaos sind Geschichte. Ihr Team wird in Zukunft bei sämtlichen Marketing-Aufgaben schneller und effizienter meistern.

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